Ata da 12 reunião ampliada dos Gts de 26 de fevereiro de 2010

De Wiki - Rede Paulista de Pontos de Cultura

Disponibilização de 3 notebooks para a área do credenciamento.

Na pasta dos delegados, haverá a informação referente ao reembolso de passagens.

Lembrete: Foi informado anteriormente aos delegados que o reembolso seria feito posteriormente.

Teoricamente conseguiremos entregar o regimento amanhã, se o mesmo estiver pronto até  às 9h. Até o momento dispomos de apenas 90 jogos prontos.

Divisões da área de credenciamento: Mostra artística, delegados, produção e imprensa

Quando entregar o ticket alimentação para os grupos e delegados?

A idéia era entregar junto com o material do credenciamento, mas pode haver duplicidade na entrega. A sugestão é montar uma mesa a parte para a entrega do ticket e o responsável pela mesa possuirá uma listagem com a quantidade de pessoas.

Lista de presença dos delegados - uma delas ficará com o responsável pela alimentação dos delegados.

Tem uma lista com a relação das cidades participantes da mostra artística e a quantidade de alimentação por cidades. Quem pegará o ticket das refeições será o responsável pelo grupo, ele terá que assinar um termo de responsabilidade que já retirou seus tickets de alimentação.

Inscrição nas oficinas: a inscrição na internet era apenas para se ter uma prévia da quantidade de pessoas que participariam das mesmas. Não existe este controle impresso ou relacionado. A oficina está aberta para inscrições, já o fórum está fechado, não tem mais como entrar nos GTs .

Colocação de informe na área de credenciamento através de flip chart.

Localização dos espaços – colocação de um mapa na área de credenciamento para esclarecimentos dos responsáveis quanto a localização dos equipamentos onde desenvolverão suas atividades.

Solicitação para a prefeitura  de uma pessoa para esclarecer sobre locais onde encontrar farmácia, banco e outros.

A produção se prontifica em conseguir um mapa até 12h

Robson ficou responsável por rodar o regimento e o mapa  de Guarulhos hj a noite.

Conseguir um flip chart e lista telefônica. Este material precisa estar pronto pela manhã. Não foi definido quem irá pegar os mapas no Convention Bureau.

Pessoa que ficará no balcão de informações até às 15h45 - F: 7965-9994 – Renato

 

Divisão por espaços.

Helô – A roda de conversa de economia não precisa ser cancelada.Estão articulando 40 pessoas que trabalham com cultura solidária e querem trocar a experiência com  pontos de cultura.

Os responsáveis pelos os espaços devem conversar em particular as questões individuais dos mesmos e não durante a reunião geral.

Cada espaço tem um técnico de som e luz a disposição nos locais.

GT Comunicação – entrar em contato com a Zélia para pegar release das atividades que substituirão as Congadas, que não virão mais.

Horário que fecha o espaço Bosque Maia – 22h e Adamastor – 23h

 

Alimentação

Água – Os coordenadores de cada espaço,  deve ficar atentos ao fornecimento de água para os grupos..

Não temos resposta da prefeitura para a questão da água. Temos 1500 saquinhos de água a ser divididos pelos equipamentos. .

Logística Água: Coordenadores dos espaços - cuidar da distribuição da água nos espaços.

Em relação ao ticket - os integrantes dos grupos e delegados devem ser avisados que não podem repassar seus tickets para outras pessoas – ele é intransferível.

Transporte

2 onibus circularão entre os espaços. Só entra no ônibus com o crachá da Teia. Os ônibus estarão identificados como uma placa escrito Teia. Cada ônibus ficará a disposição do grupo participante até a volta.

3 microonibus da Prefeitura de Guarulhos.

1 Van – ficará a disposição da Comunicação.

Logística grupos de SP - foi feito pela empresa de transporte contratada e em cima disto, foi feito o roteiro para pegar estes grupos.

Os orientadores de embarque no Tietê e Barra Funda estão com placas de identificação. O Binho informou que quando chegou não encontrou sinalização para embarque.

Veículo para a comunicação – Será necessário o envio de um roteiro pela comunicação, informando a programação da cobertura.

Responsável pelo transporte dos grupos - Paula – 7652-6208

Ontem a última leva de pessoas para o hotel teve que subir a pé – o ônibus não retornou, tem que estar atento a isto.

 

Hospedagem – a partir de amanhã a pessoa tem que estar na lista para ser feito o check-in

Outros pontos discutidos:

Sala de achados e perdidos

Adamastor – Sala 4

Hotel – Recepção

Nos demais espaços – procurar os coordenadores do espaço

Troca de delegados

Carla - É possível a mudança do delegado, desde que possua a autorização expressa do delegado inscrito anteriormente sobre a alteração.

Robson - Tem que haver um procedimento interno, pois nem todos os inscritos podem acessar seu email e pode chegar sem a carta.

Taís - Sugestão de um responsável para averiguar a situação caso a caso e encaminhar um recurso para a análise.

Cris - Estamos com dificuldade de equipe – Taís disse que fica responsável

Veridiana - foi enviado um email que não poderia haver trocar o delegado.

Definição: ERRATA pública que poderá ser efetuada a mudança do delegado, desde que o delegado inscrito anteriormente envie uma autorização referente a esta troca. As alterações serão realizadas somente até as 18h.

Sobre a discussão de infra do espaço, seria necessário a presença da prefeitura, que não participou desta reunião.

 

Demandas para amanhã 27/02: Reunião a partir das 8h

Reunião neste espaço após a entrega do Prêmio Asas

Faltou a linguagem Libra no evento, temos deficientes auditivos e esta foi uma falta grave.

 

Baby Amorim